Wie kalkuliere ich richtig für meine Dienstleistung?

Wie kalkuliere ich richtig? Diese Frage stellt sich fast jede Gestalterin im ersten Jahr der Selbstständigkeit, meistens nachdem sie ein Projekt zu billig angeboten hat. Hier rechne ich dir Schritt für Schritt vor, wie aus Unternehmerlohn, Betriebskosten und produktiven Stunden ein Stundensatz wird, der trägt.

Wie kalkuliere ich richtig? Warum der Preis über dein Jahr entscheidet

Mein erstes Angebot als Selbstständige ging an eine Schreinerei: Logo, Briefpapier, Visitenkarten. Ich habe 900 Euro verlangt, weil das „sich gut anfühlte“. Am Ende standen 31 Stunden auf dem Zettel. Das waren 29 Euro pro Stunde, vor Miete, Software und Krankenversicherung. Das Projekt war schön. Wirtschaftlich war es ein Fehler.

So geht es vielen, die neu anfangen. Wer angestellt war, denkt in Bruttogehalt pro Monat und rechnet es auf die Stunde herunter. Das ergibt einen Satz, der viel zu niedrig ist, weil drei Dinge fehlen: die Kosten, die vorher der Arbeitgeber getragen hat, die Stunden, die du nicht abrechnen kannst, und ein Polster für schlechte Monate.

Wie kalkuliert man Preise also so, dass am Jahresende etwas übrig bleibt? Indem man rückwärts rechnet: vom Geld, das du brauchst, zu den Stunden, die du verkaufen kannst. Der Markt kommt erst danach ins Spiel, als Prüfung, nicht als Ausgangspunkt. Wenn du gerade erst überlegst, ob du überhaupt frei arbeiten willst, hilft dir der Überblick, wie ein Freelancer Job funktioniert.

Wie kalkuliere ich die Kosten richtig? Selbstkosten und Unternehmerlohn

Die Kalkulation steht auf zwei Säulen. Die erste ist dein Unternehmerlohn: das Gehalt, das du dir selbst zahlst. Die zweite sind die Betriebskosten: alles, was dein Studio kostet, auch wenn kein einziger Auftrag hereinkommt. Beides zusammen ergibt deine Selbstkosten.

Der Unternehmerlohn ist kein Wunschgehalt

Viele setzen hier eine Zahl ein, die sie gern verdienen würden. Ich empfehle einen anderen Maßstab: Was würdest du für vergleichbare Arbeit als Angestellte brutto verdienen? Dieser Betrag ist dein Mindestlohn als Unternehmerin. Darunter arbeitest du für weniger, als dir ein Arbeitgeber zahlen würde, und trägst trotzdem das ganze Risiko.

Dazu kommt die soziale Absicherung. Als Selbstständige zahlst du Kranken- und Pflegeversicherung komplett allein, ohne Arbeitgeberanteil. Altersvorsorge und eine Berufsunfähigkeitsversicherung gehören ebenfalls in diese Zeile. Die Einkommensteuer zahlst du aus dem Unternehmerlohn, genau wie eine Angestellte aus ihrem Brutto.

Betriebskosten vollständig erfassen

Hier hilft nur Ehrlichkeit mit dem Kontoauszug. Für mein Rechenbeispiel nehme ich ein kleines Ein-Personen-Studio an. Die Zahlen sind Annahmen zur Illustration, deine sehen anders aus:

Auf diese Summe lege ich einen Zuschlag für Wagnis und Gewinn. Zehn Prozent sind für ein kleines Studio ein vorsichtiger Wert. Das Geld deckt Zahlungsausfälle, Leerlaufmonate und Investitionen, die nicht im Plan standen. Im Beispiel sind das 7.600 Euro, zusammen also 83.600 Euro Jahresbedarf.

Schritt für Schritt: Wie kalkuliere ich meine Preise richtig?

Jetzt kommt der Teil, den die meisten unterschätzen: die Zahl der Stunden, die du tatsächlich in Rechnung stellen kannst. Ein Jahr hat nicht 2.080 verkaufbare Arbeitsstunden, auch wenn das 52 Wochen mal 40 Stunden ergibt.

1. Arbeitstage ermitteln. 365 Tage minus 104 Wochenendtage minus 10 Feiertage ergibt 251 Tage. Davon ziehe ich 30 Tage Urlaub und 10 Krankheitstage ab. Bleiben 211 Arbeitstage.
2. Anwesenheitsstunden berechnen. 211 Tage mal 8 Stunden sind 1.688 Stunden.
3. Produktiven Anteil schätzen. Angebote schreiben, Buchhaltung, Akquise, Weiterbildung, Abstimmungstermine, die niemand bezahlt: Das alles frisst Zeit. Bei mir liegt der abrechenbare Anteil bei etwa 60 Prozent. Das ergibt rund 1.000 produktive Stunden im Jahr.
4. Stundensatz ausrechnen. 83.600 Euro geteilt durch 1.000 Stunden ergibt 83,60 Euro. Ich runde auf 85 Euro netto, zuzüglich Umsatzsteuer, sofern du nicht unter die Kleinunternehmerregelung fällst.
5. Mit dem Markt abgleichen. Erst jetzt schaust du, was vergleichbare Studios in deiner Region verlangen. Liegst du deutlich darüber, musst du dein Angebot schärfer begründen oder deine Kosten prüfen. Liegst du darunter, hast du Spielraum.

Der Stundensatz ergibt sich aus deinen Kosten und deinen verkaufbaren Stunden. Der Markt prüft ihn, er bestimmt ihn nicht.

Preiskalkulation einer Dienstleistung am Beispiel

Nehmen wir ein typisches Projekt aus meinem Studio: ein Logo mit Geschäftsausstattung für einen Handwerksbetrieb. Ich zerlege es in Arbeitsschritte und schätze jeden einzeln. Briefing und Recherche 3 Stunden, Entwürfe 10 Stunden, zwei Korrekturschleifen 5 Stunden, Reinzeichnung und Varianten 3 Stunden, Briefpapier und Visitenkarten 4 Stunden, Druckdaten und Übergabe 2 Stunden. Zusammen 27 Stunden.

27 Stunden mal 85 Euro ergeben 2.295 Euro. Darauf lege ich 15 Prozent Puffer für Unvorhergesehenes, weil meine Schätzungen erfahrungsgemäß eher zu knapp als zu großzügig ausfallen. Das Angebot lautet also auf rund 2.640 Euro netto als Pauschale. Wie du diese Rechnung in ein Dokument übersetzt, das Kunden verstehen, beschreibe ich im Beitrag, wie man ein professionelles Angebot schreibt.

Stundensatz oder Pauschale

Die Pauschale ist für Kundinnen planbarer, der Stundensatz für dich sicherer. Ich biete bei klar umrissenen Projekten eine Pauschale an, intern immer auf Stundenbasis kalkuliert. Bei offenen Aufträgen, etwa laufender Betreuung einer Webseite, rechne ich nach Aufwand ab. Entscheidend ist in beiden Fällen, dass die Leistung genau beschrieben ist: Drei Korrekturschleifen sind enthalten, jede weitere kostet 85 Euro pro Stunde.

Kalkulationsschema im Verkauf: von den Kosten zum Listenverkaufspreis

Nicht jede Leistung ist reine Arbeitszeit. Sobald du Waren oder Fremdleistungen einkaufst und weiterberechnest, etwa Druck bei einer Druckerei, brauchst du das klassische Kalkulationsschema aus dem Handel. Es führt Schritt für Schritt vom Einkaufspreis zum VK-Preis, also dem Verkaufspreis.

Ich zeige es an einem Flyer-Auftrag, bei dem ich den Druck einkaufe. Alle Werte sind netto und als Beispiel gedacht:

Die Begriffe kurz erklärt: Der Bezugspreis (hier 93 Euro) ist das, was dich die Ware tatsächlich kostet, bis sie bei dir ist. Die Handlungskosten decken deinen Aufwand rund um den Einkauf: Datenprüfung, Andruck abnehmen, Reklamationen. Kundenskonto und Kundenrabatt rechnest du „im Hundert“ auf, also durch Division (139,04 geteilt durch 0,98), damit nach Abzug durch den Kunden genau dein Barverkaufspreis übrig bleibt.

In der Praxis rechne ich bei Fremdleistungen selten mit Rabatt und Skonto, sondern mit einem festen Aufschlag von 15 bis 25 Prozent auf den Einkaufspreis. Das Schema hilft trotzdem, weil es zeigt, wofür dieser Aufschlag steht. Wie Material, Fremdleistung und Honorar im Angebot getrennt dargestellt werden, findest du in Form und Inhalt von Angeboten.

Wie kalkuliere ich richtig im Handwerk und in der Gastronomie?

Viele meiner Kunden kommen aus dem Handwerk und der Gastronomie, und beide kalkulieren nach eigenen Regeln. Die Grundidee bleibt dieselbe: Kosten vollständig erfassen, auf verkaufbare Einheiten verteilen, Wagnis und Gewinn aufschlagen.

Kalkulation im Handwerk

Im Handwerk heißt der Stundensatz meist Stundenverrechnungssatz. Er setzt sich zusammen aus dem Lohn des Gesellen, den Lohnnebenkosten, einem Zuschlag für Gemeinkosten wie Werkstatt, Fahrzeuge und Büro sowie dem Zuschlag für Wagnis und Gewinn. Material wird separat berechnet, oft mit einem eigenen Materialzuschlag für Lager, Verschnitt und Beschaffung.

Der Unterschied zur Dienstleistung im Studio: Ein Betrieb mit zwölf Leuten muss auch Zeiten tragen, in denen Mitarbeitende nicht beim Kunden sind, etwa Rüstzeiten, Fahrten und Lagerarbeit. Diese Stunden stecken im Gemeinkostenzuschlag. Wer sie vergisst, kalkuliert jeden Auftrag zu knapp.

Preise kalkulieren in der Gastronomie

Die Gastro-Kalkulation geht meist vom Wareneinsatz aus, also den Kosten der Zutaten pro Gericht. Darauf wird ein Kalkulationsfaktor angewendet, der Personal, Miete, Energie, Verluste und Gewinn abdeckt. Ein Rechenbeispiel: Kostet die Ware für ein Schnitzel mit Beilage 3,80 Euro und arbeitet der Betrieb mit dem Faktor 3,5, ergibt das 13,30 Euro netto.

Welcher Faktor passt, hängt stark vom Betrieb ab: Eine Kantine mit großen Mengen rechnet anders als ein Restaurant mit aufwendiger Küche. Getränke werden in vielen Betrieben mit einem höheren Faktor kalkuliert als Speisen, weil der Arbeitsaufwand pro Einheit geringer ist. Auch bei der Umsatzsteuer unterscheiden sich Speisen und Getränke. Die genauen Sätze und deren Anwendung klärst du am besten mit deiner Steuerberatung.

Typische Fehler bei der Preiskalkulation

In vierzehn Jahren zwischen Agentur und eigenem Studio habe ich die meisten dieser Fehler selbst gemacht oder bei Kolleginnen gesehen.

Unbezahlte Stunden ignorieren. Wer mit 1.600 abrechenbaren Stunden plant, statt mit 1.000, kalkuliert einen Satz, der um ein Drittel zu niedrig ist. Das merkt man erst im Herbst, wenn das Konto nicht zur Planung passt.

Den Preis am Wettbewerb ausrichten. Der Satz der Kollegin im Nachbarort sagt nichts über deine Kosten. Vielleicht arbeitet sie von zu Hause, vielleicht ist sie gar nicht ausgelastet.

Korrekturschleifen nicht begrenzen. Ein Angebot ohne festgelegte Zahl an Korrekturen ist eine Einladung zu unbezahlter Arbeit. Drei Runden sind bei mir Standard und stehen schriftlich im Angebot.

Eigenes Marketing vergessen. Webseite, Unternehmensprofil, Newsletter: Auch dein eigener Auftritt kostet Zeit und Geld. Welche Kanäle sich für kleine Betriebe lohnen, habe ich in Digital Marketing für kleine Firmen zusammengefasst.

Nie nachkalkulieren. Nach jedem Projekt vergleiche ich geschätzte mit tatsächlichen Stunden. Liegt die Abweichung über 20 Prozent, passe ich die Schätzwerte für das nächste ähnliche Projekt an.

Häufige Fragen (FAQ)